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如何才能正确的选择ERP系统

2020-10-09

你好 ERP系统的好坏很难说,每一家ERP厂商都说自己的系统最好。只要有依照正规方法开发,且具备标准架构的系统都是好的。但是,对某公司好的ERP系统,对其他公司不一定好。因此,本文要谈的不是如何选择好的ERP系统,而是如何选择适合自己的ERP系统。本文分为“一般评估”和“细部评估”两部分。 一般评估   一、是否建立在标准架构上   ERP系统若不具备标准架构,则不在我们的考虑范围之内,因为一个不标准的ERP,一般或许可用,在特殊情况下可能会出问题;现在或许可用,公司扩大后可能就不再适用。就好像建筑物,结构很重要,有的房屋外表美观,平常也看不出什么问题,大地震一来就跨了。所以选择ERP要注意它的实质内涵,而非炫丽的外观或噱头。   通常,会计系统的标准没什么问题,每一种ERP系统都会考虑;制造系统的标准则非所有ERP都能做到。所谓标准是已经实际验证并广为众人采用的观念或作法。例如,MPS/MRP计算逻辑有一定标准,从总需求(gross requirement)到净需求(net requirement)到计划订单收料(planned order receipt)到计划订单发出(planned order release),其间的批量法则、安全时间(safety time)、冲销时间(offset time)、前置时间冲销(lead-time fset)等作法及行动报告(action report)、可答应量(ATP)等的处理,甚至于需求时栅(DTF)、计划时栅(PTF)等的考量,或者是计划材料表(planning BOM)、订单组装(assemble-to-order)等功能,数十年来全球学术界及企业界的经验已经累积成一个标准,ERP系统若未遵照此标准,虽然说还是可以用“土法炼钢”的方式算出基本的MRP结果,但环境稍有变化就不能适用。   二、是否能便宜的客制   这里所谓客制是指当公司有特殊需求时在套装系统上“外挂”修改或新增的功能。客制和升级以及成本有关,将在后文叙述。没有一个公司能够不客制就使用ERP系统,每一个公司都有独特的作业方式,每一位主管都有不同的资讯需求,除非ERP套装软体所提供的作法优于使用者的实务,ERP系统还是需要客制的。站在ERP公司的立场当然希望客户不要客制,因此会以种种方法(例如昂贵的报价)来限制使用者客制。   避免过度客制是正确的,但合理的客制是必要的。什么是过度客制?例如用户坚持过去的不合理作业流程而要求修改ERP,或坚持过去习惯而要求修改ERP已有的类似功能,这种不当的或无谓的修改对用户及ERP厂商而言都是浪费。合理的客制是必要的,因此在选择ERP系统时不能只比较软件授权金额,也要比较客制成本。用户可以列出该公司主要作业流程及所需资讯报表请ERP厂商展示,若必须客制则请厂商列出时间、单价及金额。在评估阶段若能估计关键流程及资讯的客制成本,到了导入阶段就不必担心超出预算,因为最关键的客制厂商已经报出时间及单价,所以不怕厂商在其他客制项目漫天要价。 三、功能是否完整且易学易用   功能完整的ERP系统所需的客制不应超过5%,假设导入ERP全套系统共5000条程序,客制的部份不应超过250条。以一条一万的价格计算,不应超过250万。公司规格越大,所需客制就越高。导入ERP除了客制外,另一个更大的开销就是顾问费,因此另一个重点就是ERP系统是否易学易用。越容易学的系统,顾问费就越低,会反应在厂商的报价中。功能完整和易学易用有时是矛盾的,但也不尽然。功能完整的ERP系统,若包含足够的帮助文件,例如标准工作程序、工作说明、栏目说明、教材、展示系统等,也可以是易学易用的。ERP的整体成本在导入后的维护阶段花费最多,因此,利用帮助文件持续作教育训练对ERP的成本效益帮助很大。   四、需要多少拥有成本   ERP系统的软件价格已经从数亿、数千万降到数百万,未来可能降到数十万;但需要用到专业知识的客制及顾问单位成本则会越来越高。未来,套装软件的授权成本占总拥有成本(cost of ownership)的比例将变得非常的小,因此,在评估ERP系统成本时不能只考虑软件价格,而要考虑“拥有成本”。拥有成本包括:软件授权、客制费、顾问费、硬件成本、及维护成本。其中,维护成本占最大部份。几百万的软件授权费实在不是决策的重点,决策的重点是:要花多少钱才能维持ERP系统的运作。也就是要多少资讯专业人员及多少教育训练费用。这些费用要怎么估算呢?最好的方法就是去问正在使用该系统的用户。   五、参考用户的反应   如果向ERP厂商索取参考用户名单,得到的往往是模范生,并不能代表多数使用者的反应。最好是自己去找,找到ERP的用户并不难,尤其是卖得很多的系统。系统卖得多不一定就比较好,就算不错也不一定适合自己。用户常常是边用边骂,应该要仔细评估,选择真正适用的系统,我们何必加入边用边骂的行列呢?参访用户的重点除了系统功能外还应包括使用阶段所需投注的人力成本。   六、是否能升级   这里所谓升级包括新功能及系统修补。科技日新月异,若无法持续升级,很可能导入完毕还来不及使用就已经落伍了。就算不管新资讯科技,那一家ERP没有bugs?每家都有!若不能持续升级,只有注定永远与bugs为伍了。升级和客制往往是矛盾的,许多ERP用户因为修改系统而无法升级,这是不对的。评选ERP系统应选择可以同时客制及升级的系统。有些厂商“号称”做得到,因此必须要求厂商拿出具体方案来,我们可以看得出这方案的可行性。当然,最好的方法还是找到用户,看看他们是不是有持续的升级。

2020-10-09
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